Teilzahlungen und Erstattungen

Überweisungsbuchungen werden selten in einer sauberen Zahlung beglichen. Reynt lässt dich genau erfassen, was eingegangen ist — einschließlich Teilzahlungen, Nachzahlungen und Überzahlungen — und Geld verwalten, das du zurücksenden musst. All das geschieht auf der Zahlung-Karte einer Buchung oder der Zahlungen-Detailseite.

Teilzahlungen

Zahlt ein Gast weniger als den offenen Betrag einer Rate, verwende Zahlung erfassen und gib den tatsächlich eingegangenen Betrag ein. Die Rate bleibt Ausstehend mit einem Teilweise bezahlt-Badge und einer „X von Y erhalten“-Zeile, und die Gesamtzahlung der Buchung wechselt auf Teilweise bezahlt.

Von da an fordern alle Zahlungsanweisungen, die Reynt dem Gast anzeigt oder per E-Mail sendet — die Erinnerung, die „Anweisungen senden“-E-Mail und der EPC-QR-Code — den verbleibenden Restbetrag an, nicht den ursprünglichen Betrag, und können anzeigen, wie viel bereits eingegangen ist. Der Gast erhält weiterhin eine Zahlungsbestätigung für den Teilbetrag.

Nachzahlungen

Eine teilweise bezahlte Rate kann erneut erfasst werden — Zahlungseingänge summieren sich, bis die Rate vollständig gedeckt ist. Ist eine Rate einmal vollständig Bezahlt, kann sie nicht erneut erfasst werden.

Überzahlungen

Sendet ein Gast mehr als den offenen Betrag, erfasse trotzdem den vollen Betrag. Reynt akzeptiert ihn, und die Rate zeigt ein Überzahlt um X-Badge. Du kannst den Überschuss dann als Erstattung zurückgeben.

Eine erfasste Zahlung korrigieren

Eine Überweisung mit dem falschen Betrag erfasst? Jeder Eintrag auf der Karte Erfasste Zahlungen (auf der Zahlungsdetailseite) hat eine Aktion Betrag korrigieren. Trage ein, was tatsächlich eingegangen ist — der ursprüngliche Eintrag bleibt sichtbar, grau hinterlegt und mit korrigiert gekennzeichnet, sodass die Korrektur als Prüfspur nachvollziehbar bleibt statt den Eintrag stillschweigend zu ändern.

• Der Zahlungsstatus wird anhand des korrigierten Betrags in beide Richtungen neu abgeleitet: Ein reduzierter Eintrag kann Bezahlt wieder zu Teilweise bezahlt machen, ein zu niedrig erfasster Betrag kann Teilweise bezahlt zu Bezahlt machen.
• Trägst du 0 ein, wird die Zahlung ganz entfernt — nutze das, wenn das Geld nie eingegangen ist.
• Eine verknüpfte Rechnung gleicht ihren Zahlungsstatus entsprechend ab.
• Eine Zahlung kann nur einmal korrigiert werden. Korrigierst du das Ergebnis einer früheren Korrektur, zielt das auf diesen neuen Eintrag, nicht auf den ursprünglichen.

Ad-hoc-Erstattungen

Um bereits erhaltenes Geld zurückzugeben — eine Überzahlung oder eine Kulanzgeste — verwende Rückerstattung erfassen auf der bezahlten oder überzahlten Rate. Gib den Betrag und die Partei ein, von der er stammt. Dies erfasst eine Erstattungs-Verpflichtung; es bewegt nicht von sich aus Geld. Du kannst nie eine Erstattung für mehr erfassen, als von dieser Partei tatsächlich eingegangen ist.

Sobald du das Geld überwiesen hast, gleichst du die Verpflichtung ab:

• Öffne die Karte Offene Rückerstattungen (auf der Zahlungsdetailseite oder im Verlauf Aktivität → Zahlungen der Buchung).
• Wähle Als erstattet markieren und gib die Überweisungsreferenz deiner Bank ein.

Das hält das Hauptbuch der Buchung ehrlich darüber, was noch geschuldet wird und was bereits zurückgegeben wurde. Eine Erstattung lässt sich nur in voller erfasster Höhe abgleichen — Reynt lässt dich nie mehr abgleichen, als für diese Partei tatsächlich eingegangen ist, auch nicht teilweise.

Bei Mollie-Zahlungen musst du nichts überweisen. Wurde die Rate über deine Mollie-Bezahlseite bezahlt, bietet die Karte Offene Rückerstattungen statt des manuellen Abgleichs eine Aktion Über Mollie erstatten an: Reynt beauftragt Mollie mit der Rückzahlung und erfasst den Abgleich, sobald Mollie sie bestätigt. Die Erstattung läuft immer über die Organisation zurück, die das Geld erhalten hat — es gibt keinen Rückgriff über Organisationen hinweg; eine vom Eigentümer kassierte Rate wird also von dessen Konto erstattet, nicht von deinem.

Erstattungen aus Stornierungen und Änderungen

Erstattungen entstehen auch automatisch, wenn sich eine Buchung ändert:

• Eine Buchung nach unten zu ändern (einschließlich einer Teilstornierung — siehe Buchung ändern) erfasst eine Erstattungsverpflichtung für die Differenz (es wird dabei keine Rechnung automatisch erstellt oder korrigiert).
• Eine Buchung zu stornieren erstattet das Bezahlte gemäß der geltenden Stornierungsrichtlinie.

Ob diese Verpflichtung Geld ist, das du tatsächlich zurückgeben musst, hängt davon ab, was der Gast bereits bezahlt hatte:

• War der reduzierte Betrag noch nicht bezahlt, ist es eine Gutschrift auf die Belastung — der geschuldete Betrag sinkt einfach, es gibt nichts zurückzusenden. Das erscheint nicht in Offene Rückerstattungen und lässt sich nicht abgleichen.
• Hatte der Gast diesen Betrag bereits bezahlt, ist es eine echte Auszahlung und landet in Offene Rückerstattungen, damit du sie mit Als erstattet markieren abgleichst — genau wie eine Ad-hoc-Erstattung. Hatte er nur einen Teil des reduzierten Betrags bezahlt, ist auch nur dieser bezahlte Anteil rückzahlbar — Reynt begrenzt den Abgleich auf das, was tatsächlich eingegangen ist.

Wie die Erstattungsbeträge zustande kommen und wie die Richtlinie angewendet wird, ist beschrieben unter Stornierungen und Erstattungen und Buchung ändern.