Zahlungsstatus und PDFs

Eine Rechnung verfolgt zwei Dinge: wo sie sich in ihrem Lebenszyklus befindet (Entwurf → ausgestellt → bezahlt) und wie ihre PDF aussieht. Tatsächliches Geld wird gegen die Buchung erfasst, nicht gegen die Rechnung — der Zahlungsstatus der Rechnung folgt automatisch.

Rechnungsstatus

• Entwurf — bearbeitbar, noch kein rechtsgültiges Dokument.
• Ausgestellt — finalisiert und nummeriert; kann nicht mehr bearbeitet werden.
• Teilweise bezahlt — ein Teil des Gesamtbetrags ist eingegangen.
• Bezahlt — vollständig beglichen.
• Storniert — storniert (ein Entwurf wird direkt storniert; eine ausgestellte Rechnung wird mit einer Stornorechnung storniert — siehe Rechnungserstellung und -nummerierung).

Du filterst die Liste Finanzen → Rechnungen nach Status (und nach Empfänger), um zu finden, was noch offen ist.

Wie der Zahlungsstatus verfolgt wird

Bei Rechnungen, die an eine Buchung gebunden sind, wird der Zahlungsstatus automatisch synchronisiert aus den Zahlungen der Buchung. Erfasst du eine Überweisung auf der Zahlung-Karte der Buchung, wechselt die verknüpfte Rechnung von selbst zu Teilweise bezahlt oder Bezahlt. Die Zahlung-Karte der Rechnung ist nur lesbar und spiegelt lediglich die Zahlungsübersicht der Buchung.

Du kannst den Status einer Rechnung auch direkt mit Als bezahlt markieren setzen — nützlich für manuelle oder plattformfremde Rechnungen, die nicht von den Zahlungsraten einer Buchung gesteuert werden. Es gibt keinen separaten Schritt „eine Zahlung auf der Rechnung erfassen“; erfasse das Geld auf der Buchung (siehe Wie Zahlungen funktionieren).

PDFs

Jede Rechnung erzeugt eine PDF, die du von ihrer Detailseite aus per PDF-Vorschau oder PDF herunterladen abrufen kannst. Die PDF wird erstellt aus:

• Den Positionen und Summen der Rechnung.
• Deinen benutzerdefinierten Textblöcken — dem Textinhalt, den du rund um die Rechnungsdetails anordnest, mit ausgefüllten Vorlagenvariablen.
• Dem Fußzeilentext — bis zu zwei zusätzliche Fußzeilenspalten, die du als Fußzeilentext 1 und Fußzeilentext 2 unter Einstellungen → Rechnungen festlegst.

PDFs werden in der Sprache des Empfängers gerendert: Die Rechnung friert die Buchungssprache des Gastes (und den lokalisierten Fußzeilentext) bei ihrer Erstellung ein, sodass der Gast die Rechnung immer in der Sprache erhält, in der er gebucht hat.

Wie Gäste ihre Rechnungen erhalten

Gäste greifen über den Storefront auf ihre Rechnungs-PDF zu, über den sicheren Link zu ihrer Buchung — denselben Ort, an dem sie ihre Reservierung verwalten. Die Rechnung wird nicht als E-Mail-Anhang verschickt; sie steht auf Abruf zum Download bereit.