Benachrichtigungen und E-Mail
Reynt sendet transaktionale E-Mails bei jedem wichtigen Buchungsereignis – Buchung erstellt und bestätigt, Zahlungsanweisungen und Belege, Stornierungen, Antworten auf Anfragen und mehr. Zwei Konsolenbereiche steuern sie: der Benachrichtigungen-Hub entscheidet, welche E-Mails versendet werden und was sie sagen, und E-Mail-Zustellung entscheidet, wie sie zugestellt werden.
Der Benachrichtigungen-Hub
Section titled “Der Benachrichtigungen-Hub”Öffne Einstellungen → Benachrichtigungen. Die linke Leiste listet jede Benachrichtigung, gruppiert in Anfragen & Angebote, Buchungen, Zahlungen und Kontaktformulare. Jede Zeile zeigt, ob sie aktiv ist und für wen sie ist (den Gast oder dein Team). Wähle eine aus, um sie rechts zu verwalten:
- Zustellung – ein Kanal-Schalter (heute E-Mail). Ihn zu deaktivieren ist eine harte Abschaltung: Diese automatische Benachrichtigung wird nie erzeugt, selbst wenn eine Buchungsaktion sie anfordert. Manuelle Erneut-senden-Buttons sind davon nicht betroffen – sie senden immer.
- E-Mail-Vorlage – der bearbeitbare Inhalt für gast-gerichtete E-Mails (siehe unten).
- Vorschau – die tatsächliche E-Mail mit Beispieldaten direkt in der Konsole rendern, sodass du das Ergebnis von Vorlagenänderungen prüfen kannst, ohne etwas zu versenden.
- Test-E-Mail senden – dir selbst eine Kopie mit Beispieldaten an eine beliebige Adresse senden, in der Sprache deiner Wahl.
Ein paar Zeilen verhalten sich etwas anders: Die beiden Team-Benachrichtigungen (Buchungsanfrage und Kontaktformular) haben keinen bearbeitbaren Inhalt – nur einen Schalter und einen Testversand – und Zahlungsanweisungen ist eine ausschließlich manuell versendbare E-Mail ohne automatischen Auslöser.
Die Benachrichtigungen
Section titled “Die Benachrichtigungen”| Benachrichtigung | Gesendet an | Ausgelöst wenn |
|---|---|---|
| Buchungsanfrage eingegangen (Team) | Dein Team | Ein Gast reicht eine Anfrage im Storefront ein |
| Buchungsanfrage-Bestätigung | Gast | Direkt nachdem diese Anfrage eingereicht wurde |
| Angebot gesendet | Gast | Du sendest ein Angebot aus einer Buchungsanfrage |
| Anfrage abgelehnt | Gast | Du lehnst eine Anfrage ab |
| Buchung erstellt | Gast | Eine Anfrage wird als ausstehende Buchung veröffentlicht |
| Buchung bestätigt | Gast | Eine Buchung wird bestätigt |
| Buchung geändert | Gast | Du änderst eine Buchung und entscheidest dich, zu benachrichtigen |
| Buchung storniert | Gast | Du stornierst eine Buchung |
| Zahlung eingegangen | Gast | Du markierst eine Überweisung als bezahlt |
| Rückerstattungsbestätigung | Gast | Eine Rückerstattung wird verarbeitet |
| Kontaktformular eingegangen (Team) | Dein Team | Ein Gast reicht das Kontaktformular im Storefront ein |
| Kontaktformular-Bestätigung | Gast | Dieselbe Einreichung, automatische Antwort an den Gast |
Die meisten Buchungsaktionen (veröffentlichen, bestätigen, stornieren, ändern, als bezahlt markieren) zeigen in ihrem Dialog außerdem eine “E-Mail-Benachrichtigung senden”-Checkbox. Ist die Benachrichtigung im Hub deaktiviert, wird diese Checkbox mit einem Hinweis hierher ausgeblendet.
E-Mail-Vorlagen bearbeiten
Section titled “E-Mail-Vorlagen bearbeiten”Für jede gast-gerichtete E-Mail kannst du Betreff, Überschrift,
Text und Fußzeile anpassen. Lässt du ein Feld leer, greift Reynts
integrierter Standard. Tippe im Text $, um eine Variable einzufügen –
Platzhalter wie der Name des Gastes, der Objektname, An- und Abreisedatum,
Nächteanzahl, Gästeanzahl, Beträge und offene Summen, Währung und
Zahlungsreferenzen werden pro E-Mail eingesetzt.
Manche Vorlagen bieten außerdem Optionen zur Dateneinbindung (ob Zahlungsanweisungen, der Zeitplan, Belege, Check-in-Details, die Kaution oder ein Buchungslink enthalten sein sollen). Die E-Mail “Buchung geändert” übernimmt diese von “Buchung bestätigt”.
Vorlagen pro Sprache
Section titled “Vorlagen pro Sprache”Vorlagentexte sind pro Sprache. Unterstützt du mehr als eine Sprache, bearbeite jedes Feld pro Locale und wähle eine Vorschau-Sprache, wenn du einen Test sendest. Beim Versand nutzt Reynt die Kommunikationssprache des Empfängers (siehe Kunden), um den richtigen Text auszuwählen. Fehlende Vorlagensprachen werden auf der Übersetzungsseite angezeigt, sodass du die Lücken dort füllen kannst (und dort auch KI-Übersetzung nutzen kannst).
E-Mail-Zustellung
Section titled “E-Mail-Zustellung”Öffne Einstellungen → E-Mail-Zustellung, um zu steuern, wie Mail versendet wird:
- Mailserver – dein eigenes SMTP-, Mailjet- oder Brevo-Konto. Ist es konfiguriert und aktiviert, wird deine gesamte Mail darüber versendet. Du kannst es vorübergehend deaktivieren, um über Reynt zu leiten, ohne deine Zugangsdaten zu verlieren.
- Zustellverfolgung – bei Brevo und Mailjet eine URL, die du bei deinem Anbieter einträgst, damit er Zustellungen und Rückweisungen an Reynt meldet. Ohne sie bleiben deine E-Mail-Protokolle bei Gesendet stehen.
- Plattform-E-Mail-Versand – hast du keinen aktiven Mailserver, lässt du Reynt in deinem Namen von einer Plattform-Adresse senden (“Dein Name via Reynt”), mit Antworten, die in deinen Benachrichtigungs-Posteingang geleitet werden. Deaktiviere dies, um deinen eigenen Server zu verlangen. Reynt versendet deine Mail nie stillschweigend von einer Plattform-Adresse, wenn dies deaktiviert ist.
- Benachrichtigungs-Adresse – der Posteingang, der deine Team-Benachrichtigungen und Testversände erhält. Halte ihn gepflegt.
- E-Mail-Branding – eine Markenfarbe, die alle Kunden-E-Mails thematisiert: das Kopfband, Buttons und Akzente. (Dies ist unabhängig von der Themenfarbe des Storefronts.)
- Gemeinsame Signatur – wird am Ende jeder ausgehenden Kunden-E-Mail
angehängt (ebenfalls pro Sprache, mit
$-Variablen). - E-Mail-Bestätigungssperre – automatische Kunden-/Eigentümer-Mail vor dem Versand zur Prüfung zurückhalten. Siehe E-Mail-Bestätigungssperre.
- Eingehende E-Mail-Antworten – Gastantworten zurück in den Posteingang leiten.
- E-Mail Rechtliche URLs – Links zu Datenschutzerklärung und AGB, die in die Fußzeile von Kunden-E-Mails eingefügt werden.
- Posteingang: Automatisches Schließen – ob (und nach wie vielen ruhigen Tagen) erledigte Posteingang-Konversationen automatisch geschlossen werden. Siehe Posteingang für das Verhalten der Durchläufe.
Glocke und Protokolle für die Zustellung
Section titled “Glocke und Protokolle für die Zustellung”Die Glocke in der oberen Leiste verlinkt zu Dingen, die Aufmerksamkeit brauchen (ungelesene Posteingang-Konversationen, im Ausgang zurückgehaltene E-Mails). Jede tatsächlich gesendete E-Mail wird in den E-Mail-Protokollen erfasst, wo du ihren Zustellstatus prüfen kannst.