Gästeregistrierung

Viele Länder verlangen von Beherbergungsbetrieben, für jeden Gast einen unterschriebenen Registrierungsnachweis zu erfassen. Reynt erfasst diesen Nachweis pro Buchung, erstellt die offizielle PDF auf Anfrage und löscht sie automatisch, sobald die gesetzliche Aufbewahrungsfrist endet. Aktuell haben zwei Länder einen zertifizierten Feldsatz: Deutschland (Meldeschein) und Österreich (Gästeblatt).

Das Feature ist ein Erfassungs- und Aufbewahrungs-System: Der Gast füllt ein Formular aus und unterschreibt es, du speicherst es, und du zeigst es den Behörden auf Anfrage. Reynt übermittelt keine Daten an ein Behördenportal.

Aktivieren

Die Gästeregistrierung ist standardmäßig deaktiviert. Aktiviere sie unter Einstellungen → Buchungseinstellungen (siehe Buchungseinstellungen):

Gästeregistrierung (Meldeschein) — der Hauptschalter.
Länder der Registrierung — die Objektländer, für die das Formular gilt. Wähle DE, AT oder beides. Eine Buchung zeigt ein Formular nur, wenn das Land des zugehörigen Objekts in dieser Auswahl enthalten ist.

Das anzuwendende Recht richtet sich nach dem Land des Objekts, nicht nach dem des Gastes oder deinem eigenen. Ein deutsches Objekt verwendet immer den Meldeschein; ein österreichisches Objekt immer das Gästeblatt. Eine Buchung für ein Objekt in einem anderen Land (oder ohne gesetztes Land) zeigt nie ein Formular.

Was jedes Land erfasst

	🇩🇪 Deutschland — Meldeschein	🇦🇹 Österreich — Gästeblatt
Standardfelder	Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Adresse, An-/Abreise, Unterschrift	Gleich
Zusätzlich erforderliche Felder	—	Geschlecht und Herkunftsland
Dokument für ausländische Gäste	Ausweis-/Passnummer	Art, Nummer, Ausstellungsdatum und ausstellende Behörde des Reisedokuments
Aufbewahrung	1 Jahr nach Anreise	7 Jahre nach Einreise
Dokumententitel	„Besonderer Meldeschein“	„Gästeblatt“

Das Formular passt sich automatisch an das Land des Objekts an — du wählst keine Vorlage aus.

Wie ein Datensatz erfasst wird

Es gibt zwei Wege, wie die Registrierung einer Buchung ausgefüllt wird:

Selbsterfassung durch den Gast. Der Gast öffnet seine Buchungsseite (denselben Link, über den er die Buchung einsieht) und füllt das Formular aus, inklusive einer gezeichneten oder getippten Unterschrift. Ein separater Login ist nicht nötig.
Erfassung durch dich. Du kannst den Datensatz selbst über die Meldeschein-Karte auf der Buchungs-Detailseite ausfüllen oder vervollständigen.

Ein Gast, der das Formular nicht ausgefüllt hat, bekommt am Tag vor der Anreise eine Erinnerung mit dem Link dorthin — siehe Vor der Anreise. Sie geht nur an Buchungen, für die die Meldepflicht gilt, und nur solange der Eintrag leer ist.

Ein Datensatz durchläuft Ausstehend → Eingereicht (Angaben erfasst, noch nicht unterschrieben) → Abgeschlossen (unterschrieben). Sobald ein Gast einen abgeschlossenen Datensatz unterschrieben hat, kann die Selbsterfassung ihn nicht mehr löschen — die Unterschrift ist der gesetzliche Nachweis. Als Betreiber kannst du ihn weiterhin ändern.

Die Buchungskarte und die PDF

Jede Buchung, deren Objekt in einem aktivierten Land liegt, zeigt auf ihrer Detailseite eine Meldeschein-Karte. Die Karte zeigt den aktuellen Status, stellt die erfassten Felder für dieses Land dar und bietet einen Meldeschein-PDF herunterladen-Button — den offiziellen Meldeschein oder das Gästeblatt, inklusive Unterschrift.

Aufbewahrung und Löschung

Jeder Datensatz speichert ein Aufbewahren-bis-Datum — Anreise plus das Aufbewahrungsfenster des jeweiligen Landes (1 Jahr für Deutschland, 7 Jahre für Österreich). Eine tägliche Hintergrundaufgabe löscht Datensätze endgültig, sobald dieses Datum verstrichen ist. Du musst dich darum nicht kümmern; es hält dich ohne manuellen Aufwand konform mit den Datenminimierungsregeln.

Registrierungsdaten werden verschlüsselt gespeichert und sind nur innerhalb der Konsole lesbar. Das Selbsterfassungsformular für Gäste kann einen Datensatz übermitteln, aber nie die Daten eines anderen Gastes lesen.