Rechnungserstellung und -nummerierung

Rechnungen werden immer von Hand erstellt und korrigiert — Reynt erstellt nie automatisch eine. Rechnungsstellung ist ein Hauptschalter (Rechnungen aktivieren unter Einstellungen → Rechnungen), der unabhängig davon ist, ob du Zahlungen entgegennimmst.

Wann Rechnungen erstellt werden

• Aus einer Buchung heraus — auf der Rechnungen-Karte der Buchung erstellt Rechnung erstellen (Direkt-Modus) oder Eigentümerrechnung erstellen (Marktplatz-Modus) die Kundenrechnung bzw. die Eigentümer-Abrechnungsrechnung (Provisionsrechnung) für diese Buchung; beide stehen für ausstehende oder bestätigte Buchungen zur Verfügung. Individuelle Rechnung erstellen funktioniert bei jedem Buchungsstatus.
• Jederzeit manuell — nutze Neue Rechnung auf der Seite Finanzen → Rechnungen, um eine für einen beliebigen Empfänger von Grund auf zu erstellen.
• Änderungen und Stornierungen erstellen keine Rechnungen — sie bewegen nur Geld (eine Erstattungsverpflichtung wird erfasst, die du von Hand abgleichst); betrifft die Änderung eine bereits ausgestellte Rechnung, korrigiere sie selbst mit einer Gutschrift. Siehe Buchung ändern.

Rechnungsempfänger

Jede Rechnung hat einen Empfängertyp (ihr Target):

• Kunde — die Rechnung an den Gast (Direkt-Modus).
• Eigentümer — die Provisions-/Abrechnungsrechnung an einen Eigentümer (Marktplatz-Modus). Verlegst und bepreist du eine Buchung neu, wird diese nicht automatisch neu erstellt — korrigiere sie von Hand (eine Gutschrift plus eine neue Rechnung), falls sich die Abrechnung ändert.

Lieferant existiert der Vollständigkeit halber ebenfalls als Ziel, aber mit Kunde und Eigentümer wirst du hauptsächlich arbeiten.

Der Rechnungs-Editor

Du bearbeitest eine Rechnung auf ihrer Detailseite — jeder Abschnitt hat sein eigenes Bearbeiten-Modal, und Bearbeitung ist nur möglich, solange die Rechnung ein Entwurf ist (einmal ausgestellt, ist eine Rechnung gesperrt). Die Abschnitte sind:

• Empfänger — Empfängertyp, Name, E-Mail und USt-IdNr.
• Positionen — eine Zeile pro Posten, jeweils mit einem Typ (Unterkunft, Zusatzleistung, Reinigungsgebühr, Rabatt, Steuer), Beschreibung, Menge, Einheit und Einzelpreis.
• Einstellungen — Rechnungstyp, Währung, Fälligkeitsdatum und Steueroptionen (Steuerland, Sätze und Befreiungsgrund).
• Benutzerdefinierter Text — Freitextblöcke, die oberhalb, unterhalb oder rund um die Rechnungsdetails platziert werden. Tippe $, um Vorlagenvariablen einzufügen, oder wende eine Buchungsvorlage an, um sie zu befüllen.

Eine Zahlungsplan-Karte wird ebenfalls angezeigt, ist aber nur lesbar — sie spiegelt die Zahlungsraten der Buchung wider, statt auf der Rechnung bearbeitet zu werden.

Nummerierung

Rechnungsnummern verwenden eine Sequenz pro Tenant: ein Präfix (Standard I, eingestellt als Rechnungsnummer-Präfix unter Einstellungen → Referenzen) plus eine fortlaufende Nummer, formatiert wie I-2026-00001. Die Sequenz setzt sich jedes Jahr zurück.

Du kannst eine Nächste Rechnungsnummer als Untergrenze festlegen (auch unter Einstellungen → Referenzen), um vorzuspringen — nützlich bei der Migration von einem anderen System. Die nächste Rechnung nimmt die höhere der natürlichen nächsten Nummer oder deiner Untergrenze; sie wird nicht rückwirkend angewendet.

Es gibt eine Sequenz pro Konto — Reynt bietet keine separaten konfigurierbaren Nummernsequenzen pro Geschäftseinheit an.

Korrekturen mit Gutschriften

Ausgestellte Rechnungen können nicht bearbeitet werden. Um eine zu korrigieren, öffne sie und wähle Gutschrift erstellen. Die Gutschrift storniert das Original vollständig und verweist darauf, sodass die Prüfspur erhalten bleibt, die die meisten Steuerbehörden verlangen. Erstelle danach bei Bedarf eine neue Rechnung mit den korrigierten Positionen. (Eine Abwärts-Änderung an einer Buchung erstellt sie nicht automatisch für dich — prüfe, ob eine ausgestellte Rechnung korrigiert werden muss, und erstelle die Gutschrift selbst.)

Stornieren verhält sich je nach Status unterschiedlich: Ein Entwurf wird einfach storniert, aber das Stornieren einer ausgestellten Rechnung erstellt eine separate Stornorechnung, die sie storniert — auch hier, damit die Papierspur intakt bleibt.