Posteingang

Der Posteingang ist dein gemeinsamer Team-Posteingang für die Gästekommunikation. Jede Nachricht – die automatischen E-Mails, die Reynt sendet, und die menschlichen Antworten, die zurückkommen – lebt in einer einzigen Timeline, verankert an der Buchung oder Anfrage, um die es geht. Öffne ihn über Posteingang in der Haupt-Seitenleiste.

Die Konversationsliste

Die linke Seitenleiste listet Konversationen, neueste Aktivität zuerst, mit einem Ungelesen-Punkt und einem Status-Badge an jeder. Filtere die Liste nach:

• Status – offen, wartend, zurückgestellt oder geschlossen.
• Zugewiesen an – mir zugewiesen, nicht zugewiesen, oder einem bestimmten Teammitglied.
• Kanal – E-Mail oder Kontaktformular.
• Nur ungelesene.

Weil Nachrichteninhalte verschlüsselt gespeichert werden, filtert der Posteingang statt einer Volltextsuche; du kannst aber weiterhin nach dem Klartext-Betreff filtern.

Der Thread

Wähle eine Konversation aus, um ihre Timeline rechts zu öffnen. Gast- und Betreiber-Nachrichten werden als Chat-Blasen dargestellt; die automatischen E-Mails, die Reynt gesendet hat (Buchung bestätigt, Zahlungsanweisungen und so weiter), erscheinen als kompakte Systemzeilen mit einem Zustellungs-Badge. Ein Kontext-Panel verlinkt die Konversation mit ihrer Buchung, Anfrage oder ihrem Kunden und zeigt das Wesentliche (Objekt, Daten, Gäste, Gesamtbetrag, Zahlungsstatus), sodass du antworten kannst, ohne die Seite zu verlassen.

Enthielt die E-Mail eines Gastes Anhänge, zeigt jede Nachricht sie mit einem Herunterladen-Button. Anhänge werden sicher gespeichert und über die Konsole heruntergeladen, nie als öffentliche Links offengelegt.

Antworten

Tippe deine Antwort in den Composer und drücke Senden – sie wird in Echtzeit an den Gast gemailt (der Composer zeigt genau, an welche Adresse). Eine Antwort wird nie von der Bestätigungssperre zurückgehalten; die gilt nur für automatische Mails.

Der Composer bietet dir außerdem:

• Interne Notiz – aktiviere dies, um eine Notiz an der Konversation zu hinterlegen, die nie an den Gast gesendet wird, nur für dein Team.
• Textbaustein – füge ein wiederverwendbares Snippet ein (siehe unten).
• Mit KI entwerfen und Überarbeiten – optionale KI-Hilfe, die nur den Composer befüllt; du prüfst und versendest immer selbst. Das Entwerfen basiert auf der echten Buchung, es zitiert also die tatsächlichen Daten und Preise. Siehe KI-Übersicht.

Reynt kann Antworten auch von sich aus vorbereiten (oder senden), sobald ein Gast schreibt, statt zu warten, bis du danach fragst. Das ist standardmäßig aus — siehe KI-Antworten an Gäste.

Hat ein Thread keine Antwortadresse (eine anonyme Kontaktformular-Nachricht ohne erfasste E-Mail), können nur interne Notizen hinzugefügt werden.

Eingehende Antworten

Damit Gastantworten wieder in den Posteingang einlaufen, aktiviere Eingehende E-Mail-Antworten unter Einstellungen → E-Mail-Zustellung. Ist es aktiv, tragen ausgehende Kunden-E-Mails eine spezielle Reynt-Antwortadresse, sodass die Antwort eines Gastes automatisch in der richtigen Konversation landet, wenn er einfach auf “Antworten” klickt. Ist es deaktiviert, gehen Antworten an deine normale Antwortadresse und werden hier nicht erfasst. Dies wird in Benachrichtigungen und E-Mail behandelt.

Zuweisen, zurückstellen und erledigen

Behandle den Posteingang wie ein Helpdesk:

• Zuweisen einer Konversation an dich selbst oder ein beliebiges Teammitglied.
• Zurückstellen bis später (morgen, in 3 Tagen, nächste Woche oder eine benutzerdefinierte Zeit) – sie verschwindet aus deiner offenen Liste und taucht wieder auf, wenn es so weit ist.
• Erledigen zum Schließen, Wieder öffnen um sie zurückzuholen, und Als ungelesen markieren, um sie zur Nachverfolgung zu kennzeichnen.

Automatische Aufräumarbeiten

Der Posteingang hält sich selbst aufgeräumt, damit die offene Liste sich um echte Arbeit dreht:

• Konversationen, die nur dazu dienen, automatische Benachrichtigungs-E-Mails festzuhalten, starten geschlossen – sie überfüllen nie die offene Warteschlange, und eine Gastantwort öffnet sie sofort wieder.
• Ein nächtlicher Durchlauf schließt veraltete Threads, mit denen du fertig bist: wartende Threads ohne Aktivität seit einer Weile, und gelesene Buchungs-Threads, die seit deutlich nach dem Check-out ruhig sind. Ungelesene Threads werden nie automatisch geschlossen.
• Du kannst die Durchläufe ausschalten oder die Ruhezeiten anpassen, unter Einstellungen → E-Mail-Zustellung → Posteingang.

Textbausteine

Wiederverwendbare Antwort-Snippets liegen unter Einstellungen → Textbausteine. Erstelle dort betitelte Snippets und füge sie dann mit dem Textbaustein-Picker in den Composer ein. Sie werden wortwörtlich eingefügt; nutze Mit KI entwerfen, wenn du lieber einen Baustein an den konkreten Gast anpassen möchtest.

Eine Buchungsanfrage aus einer Nachricht erstellen

Wenn eine Gastnachricht eigentlich eine Buchungsanfrage ist, nutze Buchungsanfrage erstellen im Kontext-Panel der Konversation. Reynt öffnet den Buchungsanfrage-Assistenten im Interesse-erfassen-Modus — Name, E-Mail und Telefonnummer werden aus dem Kontakt vorausgefüllt, und die Nachricht des Gastes wird als Kundenwunsch-Text übernommen — und verknüpft die neue Anfrage nach dem Erstellen mit der Konversation, sodass die Anfrage und das daraus entstehende Angebot Teil desselben Threads bleiben.

Die Benachrichtigungsglocke

Die Glocke in der oberen Leiste fasst zusammen, was in der gesamten Konsole Aufmerksamkeit braucht – neue ungelesene Posteingang-Konversationen und E-Mails, die im Mail-Ausgang warten – und verlinkt direkt zu jeder. Der Navigationseintrag Posteingang trägt ebenfalls eine Ungelesen-Anzahl.