E-Mail-Bestätigungssperre

Die E-Mail-Bestätigungssperre lässt dich automatische E-Mails prüfen, bevor sie einen Gast erreichen. Ist sie aktiviert, sendet Reynt eine Buchungsbestätigung, Zahlungsanweisung oder eine andere von dir ausgelöste Kunden- oder Eigentümer-E-Mail nicht sofort, sondern rendert sie und legt sie zuerst im Mail-Ausgang ab.

E-Mails, die etwas bestätigen, das der Gast gerade selbst getan hat, werden nie zurückgehalten – siehe Was gehalten wird und was nicht.

Sie ist ein Sicherheitsnetz – nützlich, während du Vorlagen einrichtest, Daten importierst oder einfach möchtest, dass ein Mensch jede Gast-E-Mail vor dem Versand überprüft.

Aktivieren

Aktiviere sie unter Einstellungen → E-Mail-Zustellung → E-Mail-Bestätigungssperre (“Automatische E-Mails vor dem Versand zur Prüfung zurückhalten”). Es ist ein Schalter pro Tenant und standardmäßig deaktiviert. Schaltest du sie aus, werden automatische E-Mails wieder sofort versendet.

Was danach passiert

Ist die Sperre aktiv, entscheidest du, wie eine zurückgehaltene E-Mail aufgelöst wird:

Auf mich warten – es geht nichts raus, bis du es im Mail-Ausgang sendest. Die sicherste Einstellung und der richtige Anfang. Der Preis: Jede automatische E-Mail wird zur Aufgabe – arbeitet niemand den Mail-Ausgang ab, hören deine Gäste nichts.
Nach einer Wartezeit senden – die E-Mail versendet sich selbst, sobald die Wartezeit um ist (standardmäßig 15 Minuten, einstellbar von 1 Minute bis 24 Stunden). Du bekommst sofort beim Zurückhalten eine Benachrichtigung, mit Zeit zum Draufschauen und – falls etwas nicht stimmt – zum Zurückhalten.

Die zweite Variante passt besser, sobald sich deine Vorlagen eingespielt haben. Sie macht aus der Sperre statt einer Freigabe-Warteschlange ein Zeitfenster zum Eingreifen: Im Normalfall musst du nichts tun und bekommst den Ausnahmefall trotzdem noch zu fassen.

Die sinnvolle Aktion in diesem Fenster ist Zurückhalten, nicht Senden – die E-Mail wäre ohnehin rausgegangen. Zurückhalten stoppt die Uhr für genau diese E-Mail, die dann auf dich wartet wie im Modus “Auf mich warten”. Du musst also nur entscheiden, dass eine E-Mail einen genaueren Blick braucht – nicht schon innerhalb der Wartezeit fertig hinschauen.

Was gehalten wird und was nicht

Nur E-Mails, die du in Gang setzt, werden zurückgehalten – eine Buchungsbestätigung, eine Stornierung, eine abgelehnte Anfrage, ein Angebot, eine Änderung. Diese nicht zurückgehalten werden:

Bestätigungen für etwas, das der Gast gerade getan hat – die Bestätigung einer Buchungsanfrage, einer Anfrage, einer Kontaktformular-Nachricht oder einer eingegangenen Zahlung. Der Gast wartet in diesem Moment darauf, und eine fehlende Antwort wirkt wie “das Formular hat nicht funktioniert” – sie geht deshalb immer sofort raus.
Sofortbuchungen – steht dein Buchungsablauf auf sofort, bestätigt sich eine Storefront-Buchung selbst und ihre Bestätigung geht direkt an den Gast. Eine Prüfung würde bedeuten, dass der Gast, der gerade gezahlt hat, nichts hört.
Deine Posteingang-Antworten – vom Betreiber geschriebene Antworten aus dem Posteingang werden in Echtzeit versendet.
Team-Benachrichtigungen – Buchungsanfrage- und Kontaktformular-Alerts an deinen eigenen Posteingang.
Test-E-Mails – die “Test senden”-Buttons im Benachrichtigungen-Hub.

Eine automatische E-Mail, die im Benachrichtigungen-Hub deaktiviert ist, wird von vornherein nie erzeugt und erreicht daher nie den Ausgang – die Präferenzprüfung erfolgt vor der Sperre.

Der Mail-Ausgang

Öffne Mail-Ausgang in der Haupt-Seitenleiste – er erscheint dort nur, während die Bestätigungssperre aktiv ist. Er listet jede zurückgehaltene E-Mail mit Typ, Empfänger, Betreff und – im Modus “Nach einer Wartezeit senden” – dem Sendezeitpunkt auf. Steht in einer Zeile Wartet auf dich, läuft für sie keine Uhr: Entweder bist du im Modus “Auf mich warten”, oder jemand hat diese E-Mail zurückgehalten. Für jede Zeile kannst du:

Vorschau – die genaue gerenderte E-Mail öffnen, die du versenden willst.
Senden – sie unverändert an den Empfänger versenden.
Zurückhalten – den automatischen Versand stoppen, sodass sie auf dich wartet. Wird nur angezeigt, solange tatsächlich ein Versand geplant ist, und lässt sich mit “Senden” wieder aufheben.
Verwerfen – sie abbrechen; sie wird nie versendet (das kann nicht rückgängig gemacht werden).

Bei einem Rückstau wirken Alle bestätigen und Alle verwerfen auf alle wartenden E-Mails gleichzeitig. Schlägt ein Versand fehl, bleibt die E-Mail ausstehend, sodass du es erneut versuchen kannst.

Der Navigationseintrag Mail-Ausgang zeigt ein Badge mit der Anzahl wartender E-Mails, und die Benachrichtigungsglocke in der oberen Leiste zeigt dieselbe Anzahl, damit zurückgehaltene Mails nicht vergessen werden.

Sobald eine E-Mail aus dem Ausgang versendet wurde, wird sie wie jede andere ausgehende Mail in den E-Mail-Protokollen erfasst.