E-Rechnungspflicht: Was Ferienvermieter wirklich betrifft — und was nicht
Die meisten Gästerechnungen sind B2C und damit gar nicht von der E-Rechnungspflicht erfasst. Drei Fälle sind es aber sehr wohl — einer wird oft übersehen.
Kaum ein Thema erzeugt bei Vermietern so viel diffuse Nervosität wie die E-Rechnungspflicht. Die gute Nachricht vorweg: Für den Großteil dessen, was du täglich ausstellst, gilt sie gar nicht. Die schlechte: Es gibt Ausnahmen, und eine davon übersehen ausgerechnet die Betriebe, die am meisten Rechnungen schreiben.
Der Rahmen in drei Sätzen
Die deutsche E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich inländische B2B-Umsätze — also Rechnungen zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmen. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist dabei kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz nach EN 16931; in der Praxis XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (Hybrid aus PDF/A-3 und eingebettetem XML). Ein per E-Mail verschicktes PDF ist ausdrücklich keine E-Rechnung.
Was schon heute gilt: empfangen können
Der Teil, der oft untergeht, weil er unspektakulär klingt: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ohne Ausnahme — das gilt auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
Technisch reicht dafür ein E-Mail-Postfach. Was fehlt, ist meist nicht die Technik, sondern der Prozess: eine feste Adresse, an die Lieferanten senden, und jemand, der die Dateien ablegt, statt sie im Posteingang liegen zu lassen. Eine ZUGFeRD-Datei sieht aus wie ein PDF, ist aber rechtlich das XML darin — wer nur den sichtbaren Teil ausdruckt und abheftet, hat das Original nicht archiviert.
Was wann kommt: ausstellen müssen
Beim Ausstellen greifen Übergangsfristen:
- 2025 und 2026: Papierrechnungen bleiben zulässig. PDF und andere unstrukturierte Formate brauchen die Zustimmung des Empfängers.
- Ab 1. Januar 2027: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Kleinere Rechnungsaussteller können die Übergangsfrist unter bestimmten Voraussetzungen bis Ende 2027 nutzen.
- Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind für ihre eigenen Umsätze von der Ausstellung als E-Rechnung grundsätzlich ausgenommen. Von der Empfangspflicht sind sie es nicht.
Und jetzt der Vermietungsteil
Deine Gästerechnungen sind meistens B2C. Eine Familie, die eine Woche an der Ostsee bucht, ist kein Unternehmen — diese Rechnungen fallen nicht unter die Pflicht. Genau deshalb ist die Aufregung bei reinen Ferienvermietern überwiegend unbegründet.
Drei Fälle sind es aber sehr wohl:
1. Firmenbuchungen. Monteurzimmer, Geschäftsreisen, ein Unternehmen, das für Mitarbeiter bucht und eine Rechnung auf die Firma will: Das ist B2B. Wer regelmäßig an Firmen vermietet, ist von den Fristen 2027/2028 unmittelbar betroffen.
2. Rechnungen von und an Dienstleister. Reinigung, Wartung, Fotografie, Agenturprovisionen — alles B2B. Hier trifft dich vor allem die Empfangsseite, und zwar schon jetzt.
3. Die Eigentümerabrechnung. Das ist der Fall, der übersehen wird. Wer Objekte für andere vermietet und mit den Eigentümern abrechnet, hat ein Verhältnis zwischen zwei Unternehmen vor sich — je nach Konstruktion mit Rechnungen in beide Richtungen. Für eine Agentur mit dreißig Eigentümern und monatlicher Abrechnung ist das nicht ein Randfall, sondern der Rechnungsstrom mit dem größten Volumen im Betrieb.
Ob und in welcher Richtung in deiner konkreten Konstruktion abgerechnet wird — Provisionsrechnung an den Eigentümer, Gutschriftverfahren, Vermittlung im fremden Namen — bestimmt, was ab 2027 als E-Rechnung laufen muss. Diese Frage gehört zu deinem Steuerberater, und zwar vor 2027, nicht im Dezember davor.
Was jetzt sinnvoll ist
- Empfang sicherstellen: eine feste Rechnungsadresse, ein definierter Ablageort, XML-Original archivieren statt Ausdruck.
- Prüfen, welcher Anteil deiner Ausgangsrechnungen B2B ist. Bei reiner Gästevermietung oft nahe null, bei Verwaltung mit Eigentümern schnell die Mehrheit.
- Die Eigentümerabrechnung einordnen lassen — steuerlich und formal.
- Den eigenen Vorjahresumsatz an der 800.000-€-Schwelle spiegeln, um zu wissen, ob 2027 oder 2028 dein Datum ist.
Reynt erstellt heute Rechnungen als PDF mit korrekter EU-Umsatzsteuer, Kurtaxe und Gutschriften bei Buchungsänderungen — und legt bereits die Felder an, die die Formate verlangen, etwa die Steuerbefreiungs-Codes. Strukturierte Ausgabe als XRechnung oder ZUGFeRD gibt es noch nicht; sie ist geplant, aber nicht gebaut. Wir schreiben das lieber hin, als es dich 2027 herausfinden zu lassen.
Dieser Artikel ist eine Einordnung, keine Steuerberatung. Welche Fristen und Pflichten für deinen Betrieb gelten, hängt an Umsatz, Rechtsform und Vertragsgestaltung — das gehört vor deinen Steuerberater.
